Soğuk E-posta Nasıl Yazılır?

Bu yazıyı okumak 5 dakikanızı alacaktır. Karşılığında ise Soğuk E-posta nasıl yazılır nelere dikkat etmeniz gerekiyor öğrenmiş olacaksınız. Bu benim ilk blogum umarım beğenirsiniz. Yazımı yazarken Üçüncü Kapı kitabından oldukça faydalandım. Okumadıysanız okumanızı tavsiye ederim.

Soğuk E-posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kısa ve öz tutun: E-posta göndereceğiniz kişinin yoğun bir hedef kitlesi olduğunu kabul edip e-postanızı maksimum bir paragrafta özetleyin. Örneğin Tim Ferriss’in şablonunda olduğu gibi, “Yoğun olduğunuzu biliyorum, bu e-posta sadece 60 saniyenizi alacak” diyerek ilgiyi çekin. Kim olduğunuzu bir-iki cümlede anlatarak (örneğin üniversite ve bölümünüz veya ne iş yaptığınız), güvenilirliğinizi ekleyin ve hemen sorunuza geçin. Kendinizi anlatmak için çok fazla vakit harcamayın. Doğru ve en özet kelimeleri seçmeye çalışın.

Net ve spesifik bir istek belirtin: Karşı tarafa belirsiz “bir kahve içebilir miyiz?” veya “sizinle konuşmam gereken bir konu var” demek yerine, ne istediğinizi açıkça yazın. (Örn. “Sizin [alanınızda] tecrübelerinizden yararlanmak için X konusundaki görüşlerinizi öğrenebilir miyim?”) Bu sayede e-postanızın amacı netleşir. Amacınızı direkt olan belirtin. Kısa ve öz olun.

Güvenilirlik kazandırın: Başka tanınmış kişilerin desteğinden veya ortak projelerden bahsederek inandırıcılık ekleyin. Kitapta Alex Banayan, Elliot Bisnow’dan tavsiye isterken e-postasında Microsoft yöneticisi Qi Lu ve Tim Ferriss gibi isimlerden söz ederek “Gerçekten onur duyuyorum…” demiştir. Siz de benzer bir şekilde, ilişkili kişilerden veya çalışmalardan kısaca bahsederek muhatabı etkilemeyi deneyin. Bu sayede karşınızdaki kişiye güven vermiş olacaksınız. Cevap alma olasılığımız biraz daha yükseliyor. 😀

İçeriden bağlantılar kullanın: Hedefinize doğrudan ulaşamıyorsanız, onun tanıdığı veya yardım edebilecek birine yazabilirsiniz. Alex Banayan, boksör Sugar Ray Leonard’ın içinden birisiyle (PR görevlisi) irtibata geçmek için Tim Ferriss’in Soğuk E-posta şablonunu kullanmış ve bu sayede Sugar Ray’e ulaşan bir “içeriden adam” edinmiştir. Yani, çalıştığınız sektörde ortak bir tanıdığınız varsa e-postanızda onun adını geçirebilirsiniz. (Eğer bilmiyorsanız Tim Ferriss’i araştırmanızı öneririm.)

Empati ve alçakgönüllülük gösterin: Karşı taraf çok meşgul olduğunu bildiğinizi vurgulayın. E-postanızı “Yoğun olduğunuzu biliyorum, eğer cevaplayamazsanız anlayışla karşılarım” gibi ifadelerle kapatmak, “Şimdiden teşekkür ederim” demekten daha samimi ve mütevazı durur. Bu yaklaşım, sizin anlayışlı ve saygılı olduğunuz izlenimini verir. Bu teknikten Tongue Fu kitabında oldukça sık bahsedilir. Örnek olarak bir yere geç kaldığınızda “Geciktiğim için özür dilerim” demek yerine “Beklediğiniz ve sabrınız için teşekkür ederim” demek farklı şeylerdir. Şimdiden teşekkürler demek karşı tarafa baskı yaratıyor gibi görünüyor o yüzden bunu kullanmıyoruz.

Çarpıcı bir konu başlığı seçin: E-postanızın konu satırı ilgi çekici ve net olmalı. Örneğin “Sayın [Soyad] Bey – Tavsiyelerinize İhtiyacım Var” gibi bir başlık, muhatabın dikkatini çeker. Kısa ve önemli kelimeler kullanarak (örneğin “Tavsiyeniz”, “Sorunum”), e-postanızın okunma olasılığını artırabilirsiniz. Çarpıcı bir başlık maili açtırır fakat mail yeterince iyi hazırlanmamışsa hızlıca geri çıkacak ve başka maillere bakacaktır.

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar

Belirsiz veya aşırı talepler: E-postada muhataptan kahve içmeyi veya telefon görüşmesini doğrudan istemek (“Pick your brain” demek) belirsiz ve rahatsız edici olabilir. Bunun yerine e-postada somut bir soru sorun veya ihtiyacınızı açıklayın.

Pick your brain: birinden tavsiye veya fikir istemek anlamına gelir.

“Thanks in advance” ve benzeri ifadeler: “Şimdiden teşekkürler” gibi kalıplar, muhataba bir mecburiyet yükler ve itici görünebilir. Tim Ferriss, e-postaları “Teşekkürler” ile bitirmenin kaba olduğunu söylemiş, bunun yerine “Yoğun olduğunuzu biliyorum, cevaplayamazsanız anlarım” demenizi önermiştir. Bu tür ifadelerden uzak durun.

Abartılı veya samimiyetsiz cümleler: “Bu sizin için mükemmel”, “Hayranınızım” gibi aşırı övgü veya kişisel ilişki ima eden satırlardan kaçının. Hedef sizi tanımadığı için bu tip cümleler sahte veya baskın bulunabilir. Onun başarılarına veya çalışmalarına saygılı bir dille değinip, abartıya kaçmadan spesifik ilginizi gösterin.

Fazla takip e-postası: İlk e-posta cevapsız kaldı diye peş peşe çok sayıda mesaj göndermekten sakının. Çok sık e-posta gönderimi, muhatabın sizden bunalmış hissetmesine neden olur. Biraz sabredin ve makul bir süre sonra nazikçe hatırlatma yapın. Arka arkaya mail atmıyoruz. İlk cevap gelmediğinde bir süre bekleyip daha sonra tekrar yazabiliriz fakat 5 Soğuk E-posta attıktan sonra bence daha fazla zorlamayın.

Çok uzun metin yazmak: Koca paragraflardan oluşan, gereğinden uzun mailler hedefi sıkar. E-postanızı mümkün olduğunca kısa cümlelerle, önemli noktaları vurgu yaparak yazın. Unutmayın, çoğu kişi kutusunu hızlıca gözden geçirir; gereksiz bilgi eklemeyin. Yukarıda bahsettiğimiz şekilde “bu e-posta sadece 60 saniyenizi alacak” şeklinde ifadeler ekleyin. İnsanlar vakit kaybetmek istemezler.

Örnek Soğuk E-posta Şablonları

Örnek E-Posta 1:
Konu: [Proje Adı] Hakkında Kısa Bir Sorum Var

Merhaba [Ad] Bey/Hanım,
Ben [Adınız], [Üniversite/Bölüm] öğrencisiyim ve [ilgili konu] üzerine çalışıyorum. Sizi [çalışma/başarı/hobi] alanındaki deneyimlerinizle tanıyor ve büyük saygı duyuyorum.
Yoğun olduğunuzu biliyorum, bu yüzden bu e-postayı sadece 60 saniyenizi alacak şekilde hazırladım. Şu sorum var: [Tam bir soru veya net bir istek yazın.] Örneğin, “[ilgili konu] ile ilgili görüşleriniz nedir?” gibi.
Zaman ayırıp okuduğunuz için çok teşekkür ederim. Eğer şu an cevap veremeyecek kadar meşgulseniz, anlarım; birkaç cümlelik bir yanıt bile benim için çok kıymetli olacaktır.
İyi çalışmalar dilerim,
[Adınız Soyadınız]
Okuyorsanız [Üniversite/Bölüm] Okumuyorsanız [İş – Ünvan] – [iletişim bilgileri]

Örnek E-Posta 2:
Konu: Sayın [Soyad] Bey – Tavsiyelerinize İhtiyacım Var

Merhaba [Ad] Bey,
Ben [Adınız], [Üniversite/Bölüm] öğrencisiyim. Şu anda [alan/konu] üzerine bir proje üzerinde çalışıyorum ve sizden rehberlik almak istiyorum. Sizin gibi tecrübeli bir uzmanın tavsiyesi benim için çok değerli.
Projeme [varsa kısa bilgiler veya önemli bir bağlantı] eklemek için uğraşıyorum. Özellikle “[Spesifik soru veya konu açıkça buraya yazılır]” konusunda fikirlerinize ihtiyacım var. Örneğin, “[konuyla ilgili örnek bir soru: …]” gibi.
Sizi rahatsız etmek istemem; yoğun takviminizi anlıyorum. Bir-iki cümlelik bir dönüş yapabilirseniz çok minnettar olurum. Vakit ayırdığınız için teşekkür eder, kolaylıklar dilerim.
Saygılarımla,
[Adınız Soyadınız]
Okuyorsanız [Üniversite/Bölüm] Okumuyorsanız [İş – Ünvan] – [iletişim bilgileri]